Carteira de trabalho digital: confira o guia dos empregadores

A carteira de trabalho digital representa um novo patamar no amplo processo de digitalização que vem sendo implementado pelo governo em todas as esferas. Na fiscal, temos o SPED e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); na parte de trânsito, a nova CNH-e, e, agora, a CTPS digital é o mais novo documento eletrônico oficializado.

Ela é parte de um esforço para diminuir a burocracia, agilizar os serviços públicos e garantir que direitos e deveres de trabalhadores e empresas sejam respeitados. Dessa forma, ganha a sociedade como um todo, já que relações de trabalho protegidas formam a base de um país economicamente próspero.

Confira, neste artigo, o que muda e de que maneira seu condomínio deverá se ajustar às mudanças recentemente divulgadas.

Em que consiste a CTPS digital?

A novíssima carteira de trabalho digital é a sucessora em formato eletrônico da conhecida CTPS, a Carteira de Trabalho e Previdência Social instituída pelo Decreto nº 21.175/1932, ela serve para atestar a existência de uma relação de trabalho. 

Do lado do trabalhador, trata-se de um importante documento para assegurar o vínculo trabalhista e garantir que direitos previdenciários sejam atendidos. É por meio dos registros na CTPS, por exemplo, que ele comprova tempo de serviço para fins de aposentadoria.

Por parte das empresas, a carteira de trabalho é o comprovante de que suas obrigações e seus encargos trabalhistas estão sendo cumpridos nos termos da lei. Afinal, é dever da empresa zelar pelo lado mais frágil na relação de trabalho — no caso, o empregado. Não por acaso, a retenção de CTPS é tipificada como crime, nos termos da Lei nº 5.553/68.

Agora em formato digital, todos esses direitos e deveres poderão ser garantidos com muito mais agilidade e segurança.

O que muda para o empregador?

A mudança mais significativa que a nova carteira de trabalho digital traz é dispensar a antiga CTPS em papel, o que, por extensão, põe fim à retenção ilegal. Embora ela continue válida — e não deva ser descartada — daqui para a frente, todos os procedimentos no contexto da relação trabalhista deverão ser registrados pela versão eletrônica.

De cara, isso traz uma série de vantagens para as empresas, que passam a ter seu tempo otimizado ao tratar das questões laborais em suas rotinas. Vamos ver que benefícios são esses?

Redução da burocracia

Com a antiga CTPS, processos admissionais, demissionais, alterações na natureza das atividades ou de salário poderiam levar dias ou semanas para serem registrados.

Já na versão digital, os procedimentos são feitos via eSocial das empresas. Sendo assim, todas as inclusões e alterações trabalhistas ocorrem dentro do prazo estabelecido pelo governo.

Mais segurança das informações

Ainda que pareça o contrário, a nova CTPS eletrônica representa mais segurança, em especial contra adulterações e eventuais extravios. Como ela só existe no meio virtual, pode ser acessada pela nuvem, ou seja, tudo depende apenas de ter um dispositivo conectado à web.

Essa é uma vantagem para as empresas, que ficam 100% no controle da situação em relação aos registros feitos. Como a carteira digital só pode ser modificada via eventos do eSocial, é garantido que apenas o empregador devidamente registrado poderá inserir dados ou modificar registros feitos.

O que a empresa precisa fazer para se adequar?

Para que seu condomínio se habilite a usar a nova carteira de trabalho eletrônica, deverá está em dia com o eSocial. Este é o ambiente eletrônico oficial por meio do qual empregadores controlam e registram todos os procedimentos e contratos de trabalho.

Precisará inserir os dados da CTPS digital do novo empregado pelo evento S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador — até um dia antes da data de admissão.

E na rotina do condomínio, o que muda?

Os processos admissionais, demissionais e de rotina relativos aos trabalhadores de um condomínio, via de regra, terão seus dados enviados pela administradora.

Ademais, é preciso considerar que estamos caminhando a passos largos para a digitalização de todos os setores produtivos. Afinal, em tempos de transformação digital, a gestão de condomínios não poderia deixar de aderir, como já vem acontecendo.

A expectativa é para que esse avanço se traduza em muito mais economia de tempo e de recursos. Em primeiro lugar, por abolir o uso do papel e de outros aparatos físicos. Vem todo um conjunto de facilidades de comunicação que só são possíveis com o uso da internet e de dispositivos eletrônicos. 

Assim sendo, a carteira de trabalho digital vem para otimizar os processos envolvendo os todos funcionários. Como vimos neste artigo, os ganhos são mútuos e, certamente, deverão mudar para melhor as relações de trabalho no futuro.

E seu condomínio, já está alinhado às exigências para aceitar a nova CTPS? Saiba tudo sobre o eSocial e prepare-se!